Geschäftsordnung der DJK Willprechtszell e.V.

Stand: 17.04.2026

§ 1 Zweck der Geschäftsordnung

Diese Geschäftsordnung regelt die interne Arbeitsweise des Vorstands sowie das Zusammenspiel mit den Abteilungen Tennis und Stockschützen. Sie dient der Umsetzung der Satzung und erleichtert die Vereinsarbeit.

§ 2 Beitragsordnung

(1) Die Mitgliederversammlung beschließt die Beiträge; die Geschäftsordnung konkretisiert deren Umsetzung.

(2) Sie ist nicht Bestandteil der Satzung und kann von der Mitgliederversammlung mit einfacher Mehrheit geändert werden.

§ 3 Beitragspflicht

(1) Alle Mitglieder sind beitragspflichtig, ausgenommen Ehrenmitglieder.

(2) Der Beitrag wird im SEPA-Lastschriftverfahren eingezogen.

(3) Bei Neuanmeldungen im laufenden Jahr wird der Beitrag anteilig berechnet.

§ 4 Mitgliedsbeiträge

(1) Familienbeitrag

Verheiratete Paare sowie Partnerinnen und Partner in eheähnlicher, häuslicher Gemeinschaft können den Familienbeitrag in Anspruch nehmen. Kinder bis zur Vollendung des 18. Lebensjahres sind darin enthalten. Entfallen die Voraussetzungen für den Familienbeitrag, gelten die entsprechenden Einzelbeiträge. Bei Doppelmitgliedschaften werden die jeweiligen Einzelmitgliedsaufschläge pro Person berechnet.

(2) Pflichtarbeitsstunden im Tennisbereich

Erwachsene aktive Tennismitglieder (ab 18 Jahren) verpflichten sich, jährlich 8 Pflichtarbeitsstunden zu leisten. Familien mit Familienbeitrag verpflichten sich als Familie, 10 Pflichtarbeitsstunden zu leisten. Für jede nicht geleistete Arbeitsstunde wird ein Betrag von 10 € berechnet. Die Arbeitsstunden werden im Nachhinein mit dem Jahresbeitrag abgebucht. Ein Guthaben für geleistete Arbeitsstunden wird im Folgejahr mit dem Jahresbeitrag verrechnet. Beispiele:

• Familienjahresbeitrag + 10 nicht geleistete Arbeitsstunden = 250 €
• Erwachsenenjahresbeitrag + 8 nicht geleistete Arbeitsstunden = 164 €

(3) Jahresbeiträge

Der Altersstichtag ist jeweils der 01. Januar des Beitragsjahres.

(4) Gast- und Passivspielregelung

Tennisstunden von Gästen und passiven Mitgliedern werden mit 5 € pro Stunde dem einladenden Vereinsmitglied berechnet (maximal 5 Stunden pro Jahr). Passive Mitglieder haben zusätzlich 2 Freistunden, Kinder bis 14 Jahre 5 Freistunden.

(5) Schnuppermitgliedschaft

Neue Interessentinnen und Interessenten können eine Schnuppermitgliedschaft für die Dauer von zwei Monaten erwerben. Die Gebühr beträgt einmalig 30 Euro und umfasst die Nutzung der Tennisanlage sowie die Teilnahme an einer Gruppen-Trainingsstunde mit einem Trainer oder einer Trainerin. Die Schnuppermitgliedschaft kann nur einmalig in Anspruch genommen werden und endet automatisch nach Ablauf der zwei Monate, ohne dass eine gesonderte Kündigung erforderlich ist. Ein Übergang in die reguläre Mitgliedschaft ist jederzeit möglich.

§ 5 Fälligkeit

(1) Der Jahresbeitrag wird jeweils zum 1. März des Jahres eingezogen.

(2) Bei Eintritt während des Jahres ist der Beitrag spätestens 14 Tage nach Aufnahme zu entrichten.

(3) Mit ihrer Unterschrift auf der Beitrittserklärung ermächtigen die Mitglieder die DJK Willprechtszell, den jeweiligen Vereinsbeitrag einschließlich etwaiger Kosten für

• nicht geleistete Pflichtarbeitsstunden im Tennisbereich,
• anfallende Trainerstunden,
• Gastspielbeiträge

im SEPA-Lastschriftverfahren einzuziehen.

• offene Getränkerechnungen werden gesondert in Rechnung gestellt.

Mitglieder, die ihre Mitgliedschaft nach dem 30. November des laufenden Jahres kündigen, deren Mitgliedschaft verlängert sich satzungsgemäß bis zum Ende des Folgejahres. Sie sind daher zur Zahlung des vollen Jahresbeitrags für das kommende Beitragsjahr verpflichtet.

Der Vorstand ist berechtigt, die Mitgliedsbeiträge ohne erneuten Beschluss der Mitgliederversammlung jährlich anzupassen.

Die Anpassung erfolgt in prozentualem Umfang, um 3 % pro Kalenderjahr.

Eine Beitragserhöhung ist den Mitgliedern mindestens 3 Wochen vor Inkrafttreten schriftlich oder in Textform mitzuteilen.

Unabhängig von dieser Regelung kann die Mitgliederversammlung jederzeit eine abweichende Beitragsfestsetzung beschließen.

§ 6 Ermäßigung/Stundung

(1) Der Vorstand kann auf Antrag Beiträge ganz oder teilweise erlassen oder stunden, wenn besondere soziale Gründe vorliegen.

(2) Über den Antrag wird im Einzelfall entschieden; es besteht kein Rechtsanspruch.

§ 7 Dokumentation und Transparenz

(1) Alle Zahlungen und Erstattungen sind im Kassenbericht gesondert auszuweisen und nachvollziehbar zu dokumentieren. Der Verein verpflichtet sich, steuerrechtliche Änderungen bei den Pauschalbeträgen automatisch zu berücksichtigen.

§ 8 Zulässigkeit und Gemeinnützigkeit

(1) Alle Zahlungen nach diesem Paragrafen müssen angemessen sein und dürfen die Gemeinnützigkeit des Vereins nicht gefährden.

§ 9 Abgrenzung zu Spenden

(1) Entschädigungen oder Aufwandsersatz an Vorstandsmitglieder oder andere Funktionsträger dürfen nicht über Spendenbescheinigungen abgewickelt werden.

(2) Spendenbescheinigungen dürfen ausschließlich für freiwillige, unentgeltliche Zuwendungen ausgestellt werden, die keine Gegenleistung darstellen.

(3) Vorstandsmitglieder können jedoch unabhängig von ihrer Funktion freiwillig an den Verein spenden; hierfür kann eine Spendenbescheinigung ausgestellt werden.

§ 10 Spendenbescheinigungen

(1) Eine Spende im Sinne dieser Geschäftsordnung liegt nur dann vor, wenn dem Verein tatsächlich ein Geldbetrag oder eine geldwerte Zuwendung zugeflossen ist.

(2) Für jede Spende kann auf Wunsch des Spenders eine Zuwendungsbestätigung („Spendenquittung“) nach den geltenden steuerrechtlichen Vorschriften ausgestellt werden.

(3) Eine Spendenquittung darf nur ausgestellt werden, wenn der entsprechende Geldbetrag oder Sachwert dem Verein nachweislich zugegangen ist.

(4) Eine bloße Absichtserklärung oder Zusage gilt nicht als Spende. Eine Quittung ohne tatsächlichen Geld- oder Sachzufluss ist ungültig und darf nicht ausgegeben werden.

§ 11 Aufgaben und Zuständigkeiten der Vorstandsorgane

(1) Die nachfolgenden Regelungen konkretisieren die Aufgaben, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten der einzelnen Vorstandsmitglieder und Funktionsträger.

(2) Sie dienen der klaren Aufgabenzuordnung und der Sicherstellung einer transparenten Vereinsorganisation.

(3) Änderungen oder Ergänzungen dieser Aufgabenbeschreibungen können durch Beschluss des Vorstands mit einfacher Mehrheit vorgenommen werden.

§ 12 1. Vorsitzende / 1. Vorsitzender

(1) Stellung im Verein

Die oder der 1. Vorsitzende leitet den Verein im Sinne des § 26 BGB und vertritt ihn gerichtlich und außergerichtlich. Sie oder er wird von der Mitgliederversammlung gewählt und ist gemeinsam mit einem weiteren Mitglied des geschäftsführenden Vorstands zeichnungs- und vertretungsberechtigt. Die Position ist für die Handlungsfähigkeit des Vereins unabdingbar.

(2) Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Die oder der 1. Vorsitzende trägt die Gesamtverantwortung für die Führung, Organisation und strategische Ausrichtung des Vereins. Zu den wesentlichen Aufgaben gehören insbesondere:

• Gesamtkoordination der Vereinsarbeit und der Vorstandsbereiche
• Repräsentation des Vereins nach innen und außen
• Erstellung und Umsetzung eines Vereinskonzepts in Zusammenarbeit mit dem Vorstand und ggf. externen Beratern
• Organisation und Leitung von Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen
• Gemeinsame Erstellung des Haushaltsplans mit dem Schatzmeister bzw. der Schatzmeisterin und den Ausschüssen
• Bankvollmacht über die Vereinskonten gemeinsam mit einer zweiten zeichnungsberechtigten Person
• Vertragsunterzeichnungen entsprechend der Vereinssatzung (z. B. Pacht-, Nutzungs- oder Sponsoringverträge)
• Veranlassung von rechtlichen Prüfungen bei wichtigen Vertragsangelegenheiten
• Pflege der Beziehungen zu Sponsoren, Verbänden, Behörden und Partnervereinen
• Durchführung von Ehrungen und offiziellen Begrüßungen bei Vereinsveranstaltungen
• Fristgerechte Meldung der Vereinsdaten an die zuständigen Sportverbände oder Behörden

(3) Erweiterte Aufgaben und Vertretung des Vereins

Die oder der 1. Vorsitzende vertritt die Interessen des Vereins in den Gremien des Kreis-, Bezirks- oder Landessportverbands sowie bei kommunalen Institutionen. Sie oder er fördert Kooperationen mit Nachbarvereinen und nimmt nach Möglichkeit an Fortbildungen und Seminaren teil.

(4) Rechte und Pflichten

Das Amt der oder des 1. Vorsitzenden ist mit besonderer Verantwortung verbunden. Bis zur Entlastung durch die Mitgliederversammlung kann sie oder er für die Geschäftsführung des Vereins zur Rechenschaft gezogen werden. Bei pflichtgemäßem Handeln im Einklang mit den Beschlüssen der Vereinsorgane und der Satzung besteht keine persönliche Haftung. Die oder der 1. Vorsitzende ist gegenüber den Vereinsorganen jederzeit zur Berichterstattung verpflichtet.

(5) Arbeitsweise und Delegation

Die oder der 1. Vorsitzende wahrt die Gesamtaufsicht über die Vereinsführung, delegiert Aufgaben jedoch verantwortungsvoll an die übrigen Vorstandsmitglieder und unterstützt eine selbstständige Ressortarbeit. Eine offene Kommunikation und regelmäßige Abstimmung im Vorstand sind Grundlage der erfolgreichen Vereinsführung.

(6) Zeitaufwand

Je nach Vereinsgröße beträgt der Zeitaufwand im Sommer 4 bis 15 Stunden monatlich und im Winter 4 bis 12 Stunden im Monat.

§ 13 2. Vorsitzende / 2. Vorsitzender

(1) Stellung im Verein

Die oder der 2. Vorsitzende ist Mitglied des Vereinsvorstands und wird von der Mitgliederversammlung gewählt. Sie oder er unterstützt die oder den 1. Vorsitzenden und vertritt diesen bei Abwesenheit oder Verhinderung. Eine eigene Unterschriftberechtigung ist nicht zwingend erforderlich, kann aber durch Vorstandsbeschluss eingeräumt werden. Die Position ist wünschenswert und sollte mit einem klar definierten Aufgabenbereich versehen sein.

(2) Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Die oder der 2. Vorsitzende unterstützt die oder den 1. Vorsitzende/n in dessen Aufgabenbereich und übernimmt die Verantwortung für einen festgelegten Ressortbereich, beispielsweise:

• Sponsoring und Öffentlichkeitsarbeit
• Versicherungswesen
• Mitgliederpflege Alle anfallenden Arbeiten in diesem Bereich fallen in die Zuständigkeit der oder des 2. Vorsitzenden.

(3) Erweiterte Aufgaben und Vertretung des Vereins

Die oder der 2. Vorsitzende vertritt die Vereinsinteressen bei Versammlungen der BTV-Gliederungen (Kreis, Region, Bezirk, Verband) sowohl gemeinsam mit der oder dem 1. Vorsitzenden als auch als dessen Vertretung. Sie oder er nimmt nach Möglichkeit an Fortbildungen und Seminaren teil, um die Aufgaben im Vorstand effektiv wahrnehmen zu können.

(4) Rechte und Pflichten

Die oder der 2. Vorsitzende handelt innerhalb des übertragenen Aufgabenbereichs eigenverantwortlich und nach den Beschlüssen des Vorstands. Bei ordnungsgemäßem Handeln im Einklang mit der Satzung und den Vorstandsbeschlüssen besteht keine persönliche Haftung. Sie oder er ist gegenüber den Vereinsorganen jederzeit zur Berichterstattung verpflichtet.

(5) Arbeitsweise und Delegation

Die oder der 2. Vorsitzende arbeitet eng mit der oder dem 1. Vorsitzenden und den übrigen Vorstandsmitgliedern zusammen. Aufgaben werden eigenverantwortlich im zugewiesenen Ressort erledigt, dabei ist eine regelmäßige Abstimmung und transparente Kommunikation mit dem Vorstand sicherzustellen.

(6) Zeitaufwand

Je nach Vereinsgröße beträgt der Zeitaufwand im Sommer zwischen 3 und 10 Stunden monatlich und im Winter zwischen 2 und 8 Stunden monatlich.

§ 14 Kassier/Kassierin

(1) Stellung im Verein

Die oder der Kassier/in ist Mitglied des Vereinsvorstands und wird von der Mitgliederversammlung gewählt. Die Position ist für die Handlungsfähigkeit des Vereins unverzichtbar, insbesondere in finanziellen Angelegenheiten. Die oder der Kassier/in kann durch interne Vollmachten zeichnungsberechtigt gemacht werden.

(2) Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Die oder der Kassier/in trägt die Verantwortung für die Vermögensverwaltung des Vereins. Zu den wesentlichen Aufgaben gehören:

• Erstellung des Haushaltsplans in Zusammenarbeit mit dem 1. Vorsitzenden
• Buchführung, Bilanzierung oder Einnahmenüberschussrechnung, ggf. unter Einbeziehung eines Steuerberaters
• Überwachung von Ausgaben, Einnahmen und Budgetvorgaben
• Eröffnung und Schließung von Konten bei Kreditinstituten in Abstimmung mit dem geschäftsführenden Vorstand (§ 26 BGB)
• Verwaltung von Mitgliedsbeiträgen und Aufnahmegebühren
• Ausstellung von Spendenbescheinigungen
• Betreuung von Versicherungen, Zuschussanträgen, Lohnzahlungen und Abrechnungen
• Mitwirkung bei finanziell relevanten Entscheidungen, Projekten und langfristigen Verträgen mit Pächtern oder Partnern
• Sicherstellung der Einhaltung steuerlicher Pflichten, z. B. Umsatzsteuer und Steuertermine

(3) Erweiterte Aufgaben und Vertretung des Vereins

Die oder der Kassier/in vertritt die finanziellen Interessen des Vereins gegenüber Verbänden, der Kommune sowie Kreis- und Stadtsportbünden. Die Teilnahme an Fortbildungen, Seminaren oder Schulungen im Finanz- und Vereinswesen wird empfohlen, um die Aufgaben effektiv wahrnehmen zu können.

(4) Rechte und Pflichten

Das Amt ist mit hoher Verantwortung verbunden. Die oder der Kassier/in handelt eigenverantwortlich und nach den Beschlüssen des Vorstands. Die Buchführung und Kassenberichte müssen detailliert, transparent und nachvollziehbar geführt werden. Bis zur Entlastung durch die Mitgliederversammlung kann die oder der Kassier/in zur Rechenschaft gezogen werden. Bei ordnungsgemäßem Handeln im Einklang mit Satzung und Vorstandsbeschlüssen besteht keine persönliche Haftung.

(5) Arbeitsweise und Delegation

Die oder der Kassier/in arbeitet eng mit der oder dem 1. Vorsitzenden und den übrigen Vorstandsmitgliedern zusammen. Aufgaben werden eigenverantwortlich und unter Beachtung der Budget- und Finanzrichtlinien erledigt. EDV-Kenntnisse und der Einsatz geeigneter Vereinsverwaltungsprogramme werden empfohlen, um Buchführung, Mitgliederverwaltung und Finanzberichte effizient zu gestalten.

(6) Zeitaufwand

Je nach Vereinsgröße beträgt der Zeitaufwand im Sommer ca. 8 Stunden und im Winter ca. 5 Stunden pro Monat.

§ 15 Schriftführer / Schriftführerin

(1) Stellung im Verein

Die oder der Schriftführer/in ist Mitglied des Vereinsvorstands und wird von der Mitgliederversammlung gewählt. Die Position ist für die ordnungsgemäße Dokumentation und Kommunikation des Vereins unverzichtbar. Die oder der Schriftführer/in kann bei Bedarf durch eine Vertretung unterstützt werden.

(2) Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Die oder der Schriftführer/in ist verantwortlich für die Protokollführung, die Dokumentenverwaltung sowie die Mitgliederinformation und Kommunikation. Zu den wesentlichen Aufgaben gehören:

• Führen von Protokollen bei Mitgliederversammlungen, Vorstandssitzungen und offiziellen Vereinsveranstaltungen
• Zeitnahe Erstellung, Verteilung und Archivierung der Protokolle
• Pflege und Archivierung aller vereinsrelevanten Dokumente (Satzung, Ordnungen, Verträge, Anträge etc.)
• Verwaltung der Vereinskorrespondenz, einschließlich Postein- und -ausgang sowie E-Mail-Kommunikation
• Vorbereitung von Einladungen, Tagesordnungen und Informationsschreiben an Mitglieder
• Unterstützung des/der Vorsitzenden bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Sicherstellung einer transparenten und einheitlichen Kommunikation innerhalb des Vereins
• Mitwirkung bei der form- und fristgerechten Einberufung von Mitgliederversammlungen
• Dokumentation vereinsrechtlich relevanter Beschlüsse und deren Archivierung

(3) Erweiterte Aufgaben und Vertretung des Vereins

Die oder der Schriftführer/in ist Ansprechpartner/in für alle Belange der Vereinsdokumentation und arbeitet eng mit den übrigen Vorstandsmitgliedern zusammen. Sie oder er trägt zur Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Vereinsarbeit bei und unterstützt die Vereinsführung bei der Einhaltung rechtlicher und organisatorischer Vorgaben.

(4) Rechte und Pflichten

• Mitwirkungsrecht im Vorstand und Teilnahme an Vorstandssitzungen mit vollem Stimmrecht (sofern die Satzung dies vorsieht)
• Informationsrecht: Anspruch auf Zugang zu allen vereinsrelevanten Unterlagen, die für die Aufgabenerfüllung erforderlich sind
• Unterstützungsrecht: Anspruch auf Hilfe durch andere Vorstandsmitglieder bei organisatorischen oder technischen Aufgaben
• Recht auf Einsichtnahme in Vereinsakten, Protokolle, Mitgliederlisten oder Beschlüsse, soweit erforderlich
• Schutzrechte: Haftungsfreistellung durch den Verein bei satzungsgemäßem und ordnungsgemäßem Handeln gemäß § 31a BGB Die oder der Schriftführer/in ist verpflichtet, Aufgaben sorgfältig, strukturiert und vertraulich auszuführen sowie den Datenschutz einzuhalten.

(5) Arbeitsweise und Delegation

Die oder der Schriftführer/in arbeitet eigenverantwortlich, sorgt für die termingerechte Erledigung aller Aufgaben und stimmt sich regelmäßig mit dem Vorstand ab. Technische Hilfsmittel und EDV-Programme zur Dokumenten- und Mitgliederverwaltung können zur Effizienzsteigerung genutzt werden.

(6) Zeitaufwand

Je nach Vereinsgröße beträgt der monatliche Zeitaufwand im Sommer 2 bis 10 Stunden und im Winter 1 bis 5 Stunden.

§ 16 Abteilungsleiter / Abteilungsleiterin Tennis

(1) Stellung im Verein

Die oder der Abteilungsleiter/in ist Mitglied des Vereinsvorstands und wird von der Mitgliederversammlung gewählt. Die Position ist für die Organisation und Koordination der Tennisabteilung unverzichtbar. Eine gesetzliche Vertretungsbefugnis ist nicht zwingend erforderlich. Die oder der Abteilungsleiter/in hat ggf. einen Vertreter und führt, sofern vorhanden, den Sportausschuss der Abteilung. Eine enge Zusammenarbeit mit Jugendwart/in, Platzwart/in und Trainerteam wird empfohlen.

(2) Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Die oder der Abteilungsleiter/in trägt die Verantwortung für die sportlichen Aktivitäten, organisatorischen Belange und die Mitgliederverwaltung der Abteilung Tennis. Zu den wesentlichen Aufgaben gehören:

• Vertretung der Abteilungsinteressen im Vorstand und bei sportbezogenen Veranstaltungen
• Erstellung des Jahresberichts für die Mitgliederversammlung
• Anmeldung, Abmeldung und namentliche Meldung von Mannschaften in Zusammenarbeit mit Sport- und Jugendwart/in
• Betreuung von Passanträgen, Vereinswechseln und Altersklassenwechseln
• Abstimmung von Terminen, Trainingsplänen und Platzbelegung in Zusammenarbeit mit Sport-/Jugendwart/in, Trainerteam und Platzwart/in
• Koordination von Abteilungsveranstaltungen (z. B. Schleiferlturniere, Schnuppertennis, Vereinsmeisterschaften) in Zusammenarbeit mit Sport- und Jugenwart/in
• Mitwirkung bei der Organisation des DJK-Sommerfestes sowie weiterer Vereinsfesten
• Organisation und Besetzung von Trainerposten
• Verwaltung und Verteilung von Arbeitsdiensten im Zusammenhang mit dem Tennisgelände
• Sicherstellung des Informationsflusses zu Internetreferent und Pressewart
• Meldung von Spielern für Kreismeisterschaften
• Teilnahme an sportpraktischen Arbeitstagungen des BTV
• Ansprechpartner/in für alle Mitglieder der Abteilung Tennis

(3) Erweiterte Aufgaben und Vertretung des Vereins

Die oder der Abteilungsleiter/in kann offene Turniere, LK-Turniere, Freundschafts- und Vorbereitungsspiele organisieren sowie Vereinsmitglieder zu Trainerfortbildungen motivieren. Sie oder er nimmt an Fortbildungen und Seminaren teil und pflegt den Kontakt zu den relevanten Ansprechpartnern in Region, Verband und den BTV-Gliederungen.

(4) Rechte und Pflichten

Die oder der Abteilungsleiter/in verwaltet eigenverantwortlich einen Etat für die Tennisabteilung und verteilt diesen an die Mannschaften. Er/Sie handelt im Rahmen der Vorstandsbeschlüsse, wahrt die Interessen aller Mitglieder und sorgt für einen transparenten und fairen Ablauf des Spielbetriebs. Bei ordnungsgemäßem Handeln im Einklang mit Satzung und Vorstandsbeschlüssen besteht keine persönliche Haftung. Ist kein/e 2. Vorsitzende/r vorhanden, kann die oder der Abteilungsleiter/in zusammen mit zwei weiteren Vorstandsmitgliedern den 2. Vorsitzenden vertreten.

(5) Arbeitsweise und Delegation

Die oder der Abteilungsleiter/in arbeitet eng mit Vorstand, Trainerteam, Jugendwart/in, Platzwart/in und Mannschaftsführern zusammen. Aufgaben werden eigenverantwortlich erledigt; Delegation an Trainer, Ausschussmitglieder oder Mitglieder ist ausdrücklich erwünscht. Fingerspitzengefühl, Diplomatie und klare Kommunikation sind notwendig, um Interessenkonflikte zu vermeiden und einen reibungslosen Ablauf im Vereinsbetrieb sicherzustellen.

(6) Zeitaufwand

Je nach Vereinsgröße beträgt der wöchentliche Zeitaufwand im Sommer 3 bis 15 Stunden und im Winter 3 bis 10 Stunden.

§ 17 Sportwart / Sportwartin

(1) Stellung im Verein

Die oder der Sportwart/in ist Mitglied des Vereinsvorstands und wird von der Mitgliederversammlung gewählt. Die Position ist für die Organisation und Koordination des sportlichen Bereichs unverzichtbar. Eine gesetzliche Vertretungsbefugnis ist nicht zwingend erforderlich, die oder der Sportwart/in kann bei Bedarf durch eine Vertretung unterstützt werden. Sofern vorhanden, führt die oder der Sportwart/in den Sportausschuss und ist ggf. Administrator/in für das Vereinsverwaltungssystem „Clubdesk“.

(2) Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Die oder der Sportwart/in trägt die Verantwortung für die sportlichen Aktivitäten und die Koordination des Spielbetriebs. Zu den wesentlichen Aufgaben gehören:

• Vertretung der Sportinteressen im Vorstand und bei sportbezogenen Veranstaltungen
• Erstellung des Jahresberichts für die Mitgliederversammlung
• Anmeldung und Abmeldung von Mannschaften sowie Abgabe der namentlichen Mannschaftsmeldungen
• Betreuung von Passanträgen, Vereinswechseln und Altersklassenwechseln
• Abstimmung der Mannschaftsaufstellungen mit Mannschaftsführern und ggf. Trainern
• Koordination von Spielterminen und Sicherstellung vollständiger Mannschaften in den Altersklassen
• Bereitstellung und Verwaltung von Spielberichtsbögen
• Organisation von Spielverlegungen in Abstimmung mit Mannschaftsführern und Trainern
• Abstimmung des Trainingsplans und der Platzbelegung in Zusammenarbeit mit Jugendwart und Trainer
• Planung und Terminierung weiterer sportlicher Veranstaltungen
• Leitung von Projektgruppen mit sportlichem Bezug, insbesondere Organisation der Clubmeisterschaften
• Mitwirkung bei der Besetzung von Trainerposten
• Erfassung der Spielergebnisse in „Clubdesk“ oder Delegation an Mannschaftsführer
• Organisation des Informationsflusses zu Internetreferent und Pressewart
• Meldung von Spielern für Regionsmeisterschaften
• Teilnahme an sportpraktischen Arbeitstagungen der BTV-Gliederungen

(3) Erweiterte Aufgaben und Vertretung des Vereins

Die oder der Sportwart/in kann offene Turniere, LK-Turniere, Freundschafts- und Vorbereitungsspiele organisieren und Vereinsmitglieder zu Trainerfortbildungen motivieren. Die oder der Sportwart/in ist Ansprechpartner/in für Mannschaftsführer, Trainer und alle Beteiligten im Spielbetrieb und arbeitet eng mit Jugendwart und Abteilungsleiter zusammen. Teilnahme an Vorstandssitzungen sowie regionalen und überregionalen Verbandsversammlungen wird empfohlen. Bei Abwesenheit der oder des 1. Vorsitzenden kann die oder der Sportwart/in zusammen mit zwei weiteren Vorstandsmitgliedern den Verein vertreten, sofern kein/e 2. Vorsitzende/r vorhanden ist.

(4) Rechte und Pflichten

Die oder der Sportwart/in verwaltet eigenverantwortlich einen Etat für den Sportbereich und verteilt diesen an die Mannschaften. Ein möglicher Sportausschuss untersteht der Aufsicht der oder des Sportwarts/in. Sie oder er handelt im Rahmen der Vorstandsbeschlüsse, wahrt die Interessen aller Mitglieder und sorgt für einen fairen, transparenten Sportbetrieb. Bei ordnungsgemäßem Handeln im Einklang mit Satzung und Beschlüssen des Vorstands besteht keine persönliche Haftung.

(5) Arbeitsweise und Delegation

Die oder der Sportwart/in arbeitet eng mit dem Abteilungsleiter/in, Sportausschuss, Trainern und Mannschaftskapitänen zusammen. Aufgaben werden eigenverantwortlich und unter Einhaltung der sportlichen Richtlinien erledigt, dabei ist regelmäßige Abstimmung und transparente Kommunikation sicherzustellen. Delegation ist erwünscht, um den reibungslosen Ablauf des Vereinsbetriebs zu gewährleisten.

(6) Zeitaufwand

Je nach Vereinsgröße beträgt der Zeitaufwand im Sommer 3 bis 15 Stunden und im Winter 3 bis 10 Stunden pro Monat.

§ 18 Jugendwart / Jugendwartin

(1) Stellung im Verein

Die oder der Jugendwart/in ist Mitglied des Vereinsvorstands oder Beisitzer und wird von der Mitgliederversammlung gewählt. Die Position ist für die Betreuung und Förderung aller Mitglieder bis 18 Jahre unverzichtbar. Eine gesetzliche Vertretungsbefugnis ist nicht zwingend erforderlich. Die oder der Jugendwart/in führt, sofern vorhanden, den Jugendausschuss und arbeitet eng mit dem Sportwart, dem technischen Leiter, dem Jüngsten- und Schultenniswart sowie ggf. als Administrator/in für Clubdesk zusammen.

(2) Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Die oder der Jugendwart/in ist verantwortlich für die Organisation, Koordination und Förderung des Jugend- und Jüngstensports. Zu den wesentlichen Aufgaben gehören:

• Vertretung des Jugend- und Jüngstensports im Vorstand und bei sportbezogenen Jugendveranstaltungen
• Erstellung des Jahresberichts für die Mitgliederversammlung
• Organisation und Leitung von Jugendausschusssitzungen, sofern vorhanden
• Planung und Durchführung von Treffen mit Eltern, Kindern und Jugendlichen zur Vorbereitung auf Mannschaftsspiele und Kleinfeldrunden
• Anmeldung, Abmeldung und namentliche Meldung von Jugendmannschaften beim BTV
• Abstimmung der Jugendmannschaftsaufstellungen mit Trainern und Mannschaftsführern
• Koordination von Spielterminen und Sicherstellung vollständiger Jugendmannschaften
• Bereitstellung und Verwaltung von Spielberichtsbögen
• Organisation von Spielverlegungen in Abstimmung mit Trainern und Mannschaftsführern
• Einbindung von Eltern in Betreuungsaufgaben (Mannschaftsbetreuung, Fahrgemeinschaften, Verpflegung)
• Erfassung der Spielergebnisse
• Terminierung weiterer Jugendsportveranstaltungen, Teilnahme an Kreis- und Bezirksmeisterschaften
• Förderung der Zusammenarbeit mit Schulen und Kindergärten, Durchführung von Sport-AGs im Rahmen von Schule-Verein-Kooperationen
• Mitarbeit bei der Besetzung von Trainerposten
• Koordination des Jugendtrainings in Zusammenarbeit mit Trainern
• Talentsichtung, -förderung und Organisation von Fördertraining
• Erstellung eines Etatplans für Jugend-Trainingskosten
• Vermittlung von Regelkenntnissen und sportlichem Know-how
• Versorgung von Internetreferent und Pressewart mit jugendrelevanten Informationen

(3) Erweiterte Aufgaben und Vertretung des Vereins

Die oder der Jugendwart/in organisiert Jugendturniere, Camps, Freundschafts- und Vorbereitungsspiele sowie gemeinsame Fahrten, Ausflüge und Veranstaltungen. Sie oder er nimmt an Fortbildungen und Seminaren teil (z. B. Schultennis, talentinos, Mitgliedergewinnung) und arbeitet eng mit dem Sportwart sowie den Verantwortlichen der BTV-Gliederungen zusammen. Teilnahme an Vorstandssitzungen sowie regionalen und überregionalen Verbandsversammlungen wird empfohlen.

(4) Rechte und Pflichten

Die oder der Jugendwart/in handelt eigenverantwortlich innerhalb der Vorgaben des Vorstands und trägt die Verantwortung für die ordnungsgemäße Betreuung der Kinder und Jugendlichen. Sie oder er wahrt die Interessen aller Beteiligten, fördert eine transparente Kommunikation und sorgt für einen fairen Ablauf aller Jugendaktivitäten. Bei ordnungsgemäßem Handeln im Einklang mit Satzung und Vorstandsbeschlüssen besteht keine persönliche Haftung.

(5) Arbeitsweise und Delegation

Die oder der Jugendwart/in arbeitet eng mit Vorstand, Sportwart, Trainern, Mannschaftsführern und Eltern zusammen. Aufgaben werden eigenverantwortlich erledigt; Delegation an Eltern, Trainer oder Ausschussmitglieder ist ausdrücklich erwünscht, um den Ablauf der Jugendbetreuung zu gewährleisten. Die Erstellung eines Vereinskalenders mit allen Jugend-Events, Fristen und Ansprechpartnern wird empfohlen.

(6) Zeitaufwand

Je nach Vereinsgröße beträgt der Zeitaufwand im Sommer 3 bis 15 Stunden und im Winter 3 bis 10 Stunden pro Monat.

§ 19 Platzwart / Platzwartin

(1) Stellung im Verein

Der oder die Platzwart/in wird durch den Abteilungsleiter/in eingestellt und ist nicht Mitglied des Vereinsvorstands. Die Position muss nicht zwingend besetzt werden; in kleineren Vereinen kann die Pflege der Anlagen durch Mitglieder im Rahmen von Arbeitseinsatzstunden erfolgen.

(2) Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Der oder die Platzwart/in ist verantwortlich für die Pflege, Instandhaltung und Bespielbarkeit der Tennisanlagen. Zu den wesentlichen Aufgaben gehören:

• Beschaffung notwendiger Geräte und Materialien für die Platzpflege
• Unterstützung bei der Frühjahrsüberholung der Plätze und Winterfestmachung der Tennisanlagen
• Bewässerung der Plätze bei Hitze oder Trockenheit sowie Trocknung nach Regenfällen
• Entfernung von Laub, Moos und Grünspan; Reinigung von Bänken und Schiedsrichterstühlen
• Organisation von Arbeitseinsätzen der Mitglieder, soweit erforderlich
• Führen eines Arbeitsstundennachweises
• Kontrolle der Einhaltung der Platz- und Clubhausordnung
• Entscheidung über die Bespielbarkeit der Tennisplätze
• Pflege der Grünanlagen des Vereins, einschließlich Rasenmähen, Schneiden von Sträuchern etc.
• Unterstützung bei Instandhaltungsarbeiten am Clubhaus in Abstimmung mit dem Verein, sofern erforderlich

(3) Erweiterte Aufgaben und Vertretung des Vereins

Die oder der Platzwart/in kann an Seminaren oder Fortbildungen teilnehmen, z. B. Platzpflegeseminare des BTV. Es wird empfohlen, Kontakte zu benachbarten Vereinen zu pflegen, um Synergieeffekte bei der Platzüberholung zu nutzen.

(4) Rechte und Pflichten

Der oder die Platzwart/in handelt eigenverantwortlich im Rahmen der ihm/ihr übertragenen Aufgaben. Er/Sie trägt die Verantwortung für die ordnungsgemäße Pflege der Tennisanlagen und die Einhaltung der Platz- und Clubhausordnung. Bei ordnungsgemäßem Handeln im Einklang mit den Vorgaben des Vorstands besteht keine persönliche Haftung.

(5) Arbeitsweise und Delegation

Die oder der Platzwart/in arbeitet mit dem Vorstand und ggf. Mitgliedern, die im Rahmen von Arbeitseinsätzen unterstützen, eng zusammen. Aufgaben werden eigenverantwortlich erledigt, Abstimmung mit dem Abteilungsleiter / Vorstand erfolgt bei größeren Maßnahmen oder Investitionen.

(6) Zeitaufwand

Der Zeitaufwand variiert je nach Jahreszeit, Witterungsbedingungen und Vereinsgröße. Regelmäßige Kontrolle und Pflege der Plätze sowie Teilnahme an Arbeitseinsätzen wird vorausgesetzt.

§ 20 Pressewart / Pressewartin

(1) Stellung im Verein

Die oder der Pressewart/in ist Mitglied des Vereinsvorstands und wird von der Mitgliederversammlung gewählt. Die Position ist wünschenswert, um die Öffentlichkeitsarbeit des Vereins professionell zu koordinieren und den Tennissport angemessen in der Öffentlichkeit zu präsentieren.

(2) Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Die oder der Pressewart/in ist verantwortlich für die Kommunikation und Medienpräsenz des Vereins. Zu den wesentlichen Aufgaben gehören:

• Erstellung von Presseartikeln über Veranstaltungen und Ereignisse des Vereins
• Weiterleitung von Artikeln an örtliche Medien sowie an Pressewarte der BTV-Gliederungen
• Anwesenheit bei Vereinsveranstaltungen zur späteren Berichterstattung
• Enge Zusammenarbeit mit Jugend- und Sportwart/in, um eine kontinuierliche Presseberichterstattung sicherzustellen
• Abstimmung und Zusammenarbeit mit dem Internetreferenten
• Erstellung von Artikeln für die Vereinszeitung sowie deren Gestaltung
• Leitung von Projektgruppen mit Medienbezug (z. B. Jubiläumszeitung)
• Pflege und ggf. eigenverantwortliche Betreuung der Vereins-Homepage, sofern kein Internetreferent vorhanden ist

(3) Erweiterte Aufgaben und Vertretung des Vereins

Die oder der Pressewart/in sammelt Artikel für das Vereinsarchiv und nimmt an Seminaren und Fortbildungen teil, z. B. zur Medien- und Pressearbeit des BTV. Sie oder er fördert die mediale Präsenz des Vereins in lokalen und regionalen Medien.

(4) Rechte und Pflichten

Die oder der Pressewart/in handelt im Rahmen der Vorstandsaufgaben eigenverantwortlich. Sie oder er sorgt für eine sachgerechte und zeitgerechte Berichterstattung und pflegt Kontakte zu Medienvertretern. Bei ordnungsgemäßem Handeln im Einklang mit Satzung und Vorstandsbeschlüssen besteht keine persönliche Haftung.

(5) Arbeitsweise und Empfehlungen

• Aufbau und Pflege eines umfangreichen Informationsnetzwerks
• EDV-Kenntnisse werden empfohlen, z. B. für Text- und Layoutbearbeitung
• Regelmäßige Information über sportliche Aktivitäten und Ergebnisse im Verein
• Absprache mit Redaktionen über Anforderungen an Texte, Umfang, Fotos und Termine
• Präzise, kurze und lesbare Beiträge erhöhen die Wahrscheinlichkeit der Veröffentlichung

(6) Zeitaufwand

Je nach Vereinsgröße beträgt der Zeitaufwand im Sommer 2 bis 6 Stunden und im Winter 2 bis 4 Stunden pro Monat.

§ 21 Inkrafttreten

Diese Geschäftsordnung tritt nach Beschluss der Mitgliederversammlung am 17.04.2026 in Kraft.